厦门工学院教育发展基金会档案管理制度

厦门工学院教育发展基金会档案管理制度 

第一章  总  则 

第一条  为规范基金会行政事务管理，加强档案管理标准化、制度化建设，根据国家档案法律法规，结合本会实际，制定本制度。

第二条  档案工作坚持统一管理、分别负责的原则，本会办公室负责基金会档案的组织管理，各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合办公室做好档案管理工作。

第三条  基金会办公室是本会档案的管理部门，并指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失。

第二章 归档范围

第四条  凡是反映本会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应及时归档。

第五条  业务主管部门的归档文件材料：

（一）厦门市民政局登记有关本基金会工作的各类文件；

（二）其它涉及本基金会工作的文件；

（三）有关本基金会工作的领导指示、重大活动图片及其影像等材料。

第六条 登记管理部门的归档文件材料：

（一）厦门市民政局有关本会工作的各类文件；

（二）其它与本基金会工作密切相关的文件资料。

第七条  本基金会的归档文件材料：

（一）本基金会召开理事会等大会的会议文件，以及各种音像材料；

（二）本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；

（三）本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿子；

（四）本会的请示与上级部门的批复文件；

（五）本会年检、统计报表和统计分析资料、考核、评先材料；

（六）本会成立、启用印章、章程、制度等；

（七）本会财产、物资、档案等交接凭证、清册等；

（八）本会历史沿革等有记录价值的凭证性实物和影像等材料；

（九）本会相关活动的相关文件及活动记录片；

（十）本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；

（十一）其它具有保存价值的文件材料。

第三章  归档要求

第八条  凡属归档范围的文件材料，各相关部门应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案室移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第九条  归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。各部门应严把文件材料形成关，将不合规范的归档文件材料剔除于形成过程。

第十条  归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全，应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。

第十一条  归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。

第四章 档案的保管、移交、销毁

第十二条  档案保管应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防高温等工作，保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。非档案管理人员不得随意进入档案室，室内要保持整洁，严禁吸烟。

第十三条  档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。

第十四条  档案不得借出、不得携带出境。

如有特殊需要，档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。

查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十五条   档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。

第五章 附 则

第十六条  本制度自发文之日起生效，由厦门工学院教育发展基金会负责解释。